Texto: José Roberto Ferro, Fundador Lean Institute Brasil y Asesor sénior Lean Enterprise.
A medida que las empresas luchan para afrontar los problemas del día día y un futuro incierto en medio de alguna crisis, el autor sugiere que recurran al Gerenciamiento Diario y entren en una mentalidad de experimentación.
En estos tiempos de incertidumbre, todo se siente en un estado de constante flujo. En pequeñas empresas, como en grandes corporaciones, en procesos y estaciones de trabajo individuales, así como en todas las operaciones, todos nuestros hábitos están siendo desafiados. Lo único que sabemos con certeza es que nada es seguro.
En ese contexto, es natural enfocar inicialmente nuestros recursos y esfuerzos en sobrevivir, la reacción más humana. Para muchos, esto significa aplazar nuestras actividades de planificación, posponer decisiones, detener operaciones, cancelar órdenes de compra, despedir personas, etc.
Independientemente del grupo al que pertenezca, está claro que adaptarse a una situación completamente nueva es algo que todos deben hacer y están haciendo en este momento. Con esto en mente, creo que todos deberíamos hacernos un par de preguntas:
¿Cuáles son las herramientas y técnicas más importantes que necesitamos en este momento?
¿Cuál es la mentalidad correcta para enfrentar una crisis?
En mi opinión, el Gerenciamiento Diario es, con mucho, el proceso más importante en el que debe centrarse, porque le dará la claridad que necesita para tomar decisiones importantes para el negocio basadas en hechos y datos, en lugar de suposiciones y emociones. Dependiendo de dónde se encuentre en su viaje Lean, es posible que su sistema de Gerenciamiento Diario deba ser ajustado y fortalecido, repensado si el que tiene en su lugar no es lo suficientemente robusto o si no se ha introducido por completo.
Y en lo que respecta a la mentalidad, sugiero colocar la experimentación en el centro de su trabajo, de manera que cada día se convierta en un nuevo experimento.
Pero, ¿qué significa esto en términos prácticos? ¿Qué necesitamos hacer ahora?
La mayoría de las organizaciones probablemente ya han establecido un proceso de gestión de crisis en diferentes niveles de la organización. (Algunos incluso podrían estar usando una “sala de guerra” – u Obeya, un término que parece más apropiado que nunca en este momento). Este proceso posiblemente se ha estado ejecutando diariamente y, como era de esperar, a veces ha resultado muy caótico. Es completamente normal, especialmente dadas las circunstancias excepcionales.
Si su empresa ya cuenta con un sistema estructurado de Gerenciamiento Diario, es muy probable que la estrategia conectada a ella tenga que revisarse sustancialmente ya que el mes actual (y probablemente los próximos) es muy diferente de lo que se anticipó en algún momento o cuando se hicieron esos planes. A la luz de estos desarrollos, puede ser necesario volver a visitar sus rutinas de Gerenciamiento Diario.
En un proceso típico de gestión diaria, a medida que observamos el ciclo de aprendizaje PDCA, las fases Plan y Do se definen principalmente por la estrategia y los objetivos estratégicos. Y lo que se hace todos los días para llegar allí está representado por C (Check) y A (Act). En este momento, debido a la actual incertidumbre e inestabilidad, podría ser necesario revisar diariamente nuestros objetivos estratégicos (es decir, un nuevo Do y Plan todos los días), lo que, por supuesto, requeriría una respuesta diferente (una nueva CA cada día). Es posible que deba ejecutar un ciclo PDCA completo todos los días, a veces más de una vez al día, incluso cada hora.
A medida que trabaje en la fase de su Plan, debe ser consciente de que tendrá que tomar decisiones con información limitada disponible, en circunstancias siempre cambiantes y, a menudo, en un contexto muy estresante. Se le llamará para responder la pregunta,
“¿Qué problema estamos tratando de resolver?” más rápido que nunca, porque mañana podría surgir un problema completamente nuevo.
Otra condición previa para poder satisfacer de manera efectiva las necesidades más fundamentales de la empresa en este momento crítico es alinear tanto como sea posible los tres niveles principales de Gerenciamiento Diario: Estratégico, Gerencial y Operativo, mediante la implementación de una estrategia de comunicación sólida.
Un desafío adicional, especialmente para aquellas organizaciones que aún no han dominado el uso de Gerenciamiento Diario, es hacer todo esto de forma remota, ya que los bloqueos en todo el mundo nos obligan a la mayoría de nosotros a quedarnos en casa y trabajar desde allí. Estas compañías tendrán que aprender rápido, quizás confiando en un software amigable que emule la misma dinámica de una reunión de gestión diaria cara a cara que utiliza herramientas simples de gestión visual. Es posible que deba adaptar la solución digital a sus requisitos para permitir el flujo de información crítica en toda la empresa y realizar un seguimiento eficaz de las acciones y los resultados esperados (real frente a esperado).
Las organizaciones, especialmente aquellas que aún deben adoptar el pensamiento Lean, tendrán que cambiar necesariamente su mentalidad, ya sea que su personal generalmente acepte o no el cambio y tenga la capacidad de realizar ajustes rápidos. Necesitamos entender que, ante una emergencia como la pandemia de Covid-19, necesitamos ciclos de aprendizaje mucho más cortos, al menos diariamente. Hasta hace poco, esto podría dar a una empresa una ventaja competitiva; ahora es cuestión de supervivencia. Por supuesto, hay una buena posibilidad de que también cometas errores todos los días; sin embargo, el hecho mismo de que al día siguiente volverá a hacerlo le permitirá adaptarse, aprender y pasar al siguiente experimento. Después de todo, este es el tipo de velocidad de aprendizaje que cualquier organización debería esforzarse.
Por supuesto, cuando pase la tormenta y emerja la nueva normalidad, también será necesaria una gran reevaluación de su estrategia general. Puede ser muy diferente de lo que ha sido hasta ahora, reflejar los cambios en las condiciones del mercado. Es probable que la demanda fluctúe durante algún tiempo, lo que lo obligará a definir un nuevo tiempo de actividad y posiblemente también a revisar su presupuesto. Hasta que llegue ese momento, cuide a su gente, que son esenciales para su futuro, y apoye su salud física y mental, proporcionando, respectivamente, un ambiente de trabajo seguro y protegiendo sus trabajos.
