¿Cuál es el propósito de las 5S?

Recientemente visité una empresa con el programa 5S más completo que jamás haya visto. Todo estaba en su lugar bien marcado, hasta las grapadoras en los escritorios de la oficina rodeadas de cinta azul para indicar la ubicación correcta. Y las auditorías Lean de la empresa comienzan con 5S. Esto es genial. ¿Pero cuál es el propósito? ¿Qué se está logrando con este esfuerzo tan considerable? ¿Y puede sostenerse?

Para pensar en esto, volvamos a los orígenes de 5S, las prácticas nombradas por cinco términos japoneses que comienzan con un sonido “s”, traducido al inglés como ordenar , enderezar , brillar , estandarizar y sostener. Estas prácticas se aplicaron como un sistema en las empresas manufactureras de Japón en la década de 1950, ya que luchaban por fabricar productos con una calidad perfecta en largos procesos de producción con trabajo estandarizado y tiempos de ciclo precisos y repetibles dentro del takt time. El propósito de 5S era asegurarse de que nada se interpusiera en la forma de hacer el trabajo correctamente en un takt time, y que todo lo necesario para hacer el trabajo estuviera en el lugar correcto sin necesidad de “buscar tesoros”, ni siquiera por un segundo, o dos, por cualquier trabajador en el proceso. Como siempre, los desarrolladores de una herramienta Lean, en este caso 5S, comenzaron con el trabajo por hacer y trabajaron al revés para diseñar prácticas que lo hicieran más fácil, mejor, más seguro y económico.

Sin embargo, lo que mucha gente escuchó fue diferente a medida que 5S se extendió desde su punto de origen en la fabricación en Japón. Con frecuencia escucho que se defienden las 5S como una especie de campaña de “limpieza, reparación”, una “manera fácil de comenzar con Lean”, levantar la moral, impresionar a los inversores, impresionar a los clientes y, en general, crear la apariencia de empresa de clase mundial (cualquiera que sea una empresa de clase mundial). Todo está bien, siempre que 5S también logre su propósito clave: hacer posible y sostenible un buen trabajo.

Si hay confusión sobre el propósito de 5S en operaciones repetitivas, se complica a medida que nos alejamos de la fábrica y profundizamos en el trabajo de conocimiento en oficinas (y, cada vez más, en el trabajo sin oficinas). ¿Realmente necesitamos poner cinta azul alrededor de nuestras engrapadoras? ¿Necesitamos limpiar todo de nuestros escritorios todos los días? ¿Necesitamos ordenar la sala de suministros cada semana? ¿O simplemente nos hace sentir mejor limpiar nuestras habitaciones como siempre nos decían nuestras madres?

La forma de responder a estas preguntas es comenzar con el trabajo por hacer. ¿Qué es? ¿Cuáles son los pasos del proceso? ¿Cuál es la mejor forma actualmente conocida de realizar cada paso sin interrupciones y sin tiempo para buscar tesoros? ¿Qué materiales y equipos se necesitan para cada paso y cuál es su posición estándar? ¿Cómo pueden ayudar las 5S, de qué forma y auditadas con qué grado de rigor? Encuentro que es mucho más difícil definir el trabajo fuera de la fábrica que crear 5S en entornos de oficina. Pero 5S en la oficina, sin importar cuán estéticamente agradable sea, no es probable que tenga mucho valor sin un diseño de trabajo riguroso. Entonces, nuevamente, tenemos que comenzar con el trabajo y trabajar al revés.

Supongamos que una organización está implementando 5S por las razones correctas de la manera correcta para mejorar el trabajo. Parece que esto debería ser fácil una vez que el trabajo se haya especificado correctamente. ¡Simplemente clasifique, alise, brille, estandarice y mantenga el proceso! Pero la parte de Sustentar es realmente muy difícil. En mi experiencia, como arqueólogo industrial y organizacional inadvertido, a menudo he observado los restos de las implementaciones de las 5S (por ejemplo, la cinta azul destruida alrededor del espacio vacío donde deberían estar las herramientas o los suministros y probablemente alguna vez lo estuvieron). Estos esfuerzos parecen tener una vida media corta. Pero, en realidad, “vida media” es el término incorrecto porque este término asume la degradación después de un evento de limpieza, pero con una larga cola antes de que las 5S desaparezcan en el caos. En la práctica, observo que 5S tiene una curva diferente, con beneficios que a menudo desaparecen por completo en dos vidas medias cortas, una muy decente y la segunda en picada. Entonces, ¿cómo podemos mantener las 5S para el propósito correcto?

Estos son los problemas y las posibles contramedidas:

Lo primero que debe hacer es emparejar la limpieza real con la inspección (detección). Examine profundamente lo que está limpiando, buscando cualquier cosa que parezca anormal, suelta, rota, con fugas, fuera de lugar. Combina tus ojos con tus otros sentidos: tacto (puedes sentir calor, vibración), olfato (quemado, olores extraños). ¿Puede oír el aire que se escapa de un conector o accesorio?

• 5S requiere una inversión enfocada de nuestro tiempo en este momento (cuando tenemos prisa después de completar una tarea de trabajo o estamos cansados ​​después de un largo día) para proporcionar una recompensa difusa en algún momento posterior, tal vez mucho más tarde. Por lo tanto, hacer 5S debe integrarse directamente en el trabajo estandarizado hasta el punto de que no realizar el ciclo 5S en el momento adecuado siempre parezca tan extraño como no instalar una pieza en un producto en una línea de ensamblaje u omitir un paso de codificación en el desarrollo de software.
• Una implementación de 5S, como la implementación de cualquier herramienta Lean, también requiere limpiar el sistema de gestión. Es el sistema de gestión que soporta las 5S, con auditorías frecuentes y una rápida corrección de cualquier deficiencia descubierta, lo que determina el destino de las 5S a lo largo del tiempo. Por lo tanto, la limpieza del lugar de trabajo y la administración deben abordarse juntos. (La consecuencia es que las 5S sostenibles nunca pueden ser una “manera fácil de comenzar”, pero pueden ser una parte fundamental de un largo viaje Lean para lograr un objetivo importante).
• Las herramientas Lean funcionan mejor en combinación, pero las 5S a menudo se aplican de forma aislada. Sus métodos complementarios de gestión diaria y gestión visual deben aplicarse juntos para obtener y mantener los beneficios de los tres.
• Las 5S y las prácticas complementarias de gestión visual y diaria deben diseñarse en cada proceso de creación de valor durante el diseño del sistema de producción, en lugar de adaptarse posteriormente. Lo que casi siempre veo es que los programas 5S se adaptan a procesos que son casi invisibles debido a la cantidad de basura que se ha acumulado. Esta reelaboración se puede evitar ampliando la tarea del equipo que diseña cada sistema de producción (que, por supuesto, le gustaría evitar el esfuerzo concentrado ahora y dejar que otra persona se preocupe más tarde por las consecuencias a medida que surgen los problemas).

Si podemos aplicar todas estas contramedidas a todos estos problemas, 5S para el propósito correcto puede tener toda una vida que dura indefinidamente. Espero que nosotros, como Comunidad Lean, abordemos progresivamente este desafío.

Permítanme agregar una nota final sobre las 5S personales: no me estoy volviendo más joven, tengo muchas cosas en la cabeza y me olvido de cosas. Entonces, mi 5S personal después de cada interacción, cuando dejo mi silla, una habitación, un edificio o incluso el avión mientras desembarco en un nuevo país, es una parte fundamental de mi vida. Si algún día me ve deambulando por su Gemba mientras reviso periódicamente las posiciones estándar que he creado para anteojos de lectura, llaves, iPhone, billetera, pasaporte, computadora portátil, PC, cargadores, chaqueta y maletín, por favor comprenda que esto no es un problema neurológico o un ritual Lean vacío. Solo estoy tratando de asegurarme de que todo estará en el lugar correcto para que pueda terminar el siguiente ciclo de mi trabajo sin la necesidad de volver a trabajar en la búsqueda del tesoro o reemplazar los artículos perdidos. Supongo que es posible que también necesite algunos 5S personales. Entonces, en futuras caminatas al Gemba quizás podamos hacer nuestras 5S personales al unísono.

Fuente: PLANET LEAN