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Cómo el trabajo estándar cataliza la mejora continua en contabilidad y finanzas Lean, y cualquier otra área de trabajo.

Entrevista con Mark DeLuzio: Pionero de la contabilidad Lean y líder intelectual

El Trabajo Estándarizado es uno de los tres elementos que Taiichi Ohno estableció como base del Sistema de Producción Toyota, junto con heijunka (nivelación de la carga de trabajo) y Kaizen (mejora continua). Su uso en operaciones orientadas al cliente está bien establecido, pero ¿cómo lo incorporamos a nuestra práctica de contabilidad ajustada? Mark DeLuzio, pionero de la contabilidad Lean y líder intelectual, compartió ideas y ejemplos en una entrevista reciente con Mike De Luca.

Mike: ¿Podría compartir un poco sobre su experiencia con nuestros lectores?

Mark:  Empecé en finanzas y contabilidad de costos y trabajé para varias empresas, incluida Lego, una empresa de máquinas de escribir y una empresa que fabricaba productos de voladura para la industria minera. En la década de 1980, entré a trabajar para Jake Brake (Jacobs Vehicle Systems, una subsidiaria de Danaher). Art Byrne y George Koenigsaecker me pidieron que alineara la función de contabilidad con el pensamiento Lean en la fabricación.

Estudié con Shingijustu en Japón y aprendí más sobre Lean; fue entonces cuando me di cuenta de que el proceso tradicional de contabilidad de costos no solo era inapropiado, sino que impedía una Transformación Lean exitosa. También aprendí que las ganancias contables en realidad no te dicen la verdadera salud financiera de la empresa; tienes que mirar otras medidas, incluidas las métricas del balance general, la rotación de inventario , etc. Entre otros resultados, pudimos liberar el flujo de caja y reducir los costos unitarios reales.

Nuestras métricas de contabilidad tradicionales y la contabilidad de costos estándar estaban impulsando comportamientos disfuncionales cuando finalmente comprendimos los principios de Gestión Lean .

En 1989, creo que fuimos los primeros en llevar el pensamiento Lean a la contabilidad porque era lo correcto. Necesitaba disolver toda la educación tradicional en contabilidad de costos que recibí anteriormente y pensar de manera completamente diferente sobre la función contable. Nuestras métricas de contabilidad tradicionales y la contabilidad de costos estándar estaban impulsando comportamientos disfuncionales cuando finalmente comprendimos los principios de gestión Lean.

En mi cargo en Jake Brake, asumí el rol de CFO, luego pasé a un rol de liderazgo operativo y, finalmente, me mudé a Danaher para crear el sistema de negocios Lean para toda la empresa, conocido como Danaher Business System (DBS). En 2001, dejé Danaher y comencé mi propia empresa, Lean Horizons Consulting, LLC. Desde entonces, he trabajado con empresas de diversas industrias en sus transformaciones lean, incluidas las de seguros, manufactura, farmacéutica, atención médica y servicios financieros.

Ha comentado en conferencias y debates en línea sobre la importancia del Estándar de Trabajo. ¿De qué manera cree que es indispensable para nosotros en la contabilidad Lean?

El Estándar de Trabajo es uno de los tres elementos que Taiichi Ohno estableció como la base de la “casa” del sistema de producción de Toyota (TPS), junto con heijunka (nivelación de la carga de trabajo) y Kaizen (mejora continua), como se muestra en la siguiente ilustración.

La “casa” del sistema de producción de ToyotaSistema de producción Toyota
Fuente: “Lean Lexicon: un glosario gráfico para pensadores lean”  edición

 

Uno de los requisitos para el trabajo estándar es que tiene que ser un proceso repetible. Entonces, ¿qué significa esto para el lado administrativo del negocio: procesos contables como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, etc.? Debemos tener un trabajo estándar independientemente de cuál sea el trabajo. Los componentes del trabajo estándar son el tiempo takt , la secuencia de trabajo y el trabajo en proceso estándar . El trabajo estándar para un proceso repetible en contabilidad tiene los mismos componentes. Para otros trabajos de contabilidad donde uno o más de estos componentes no se aplican, todavía tenemos un procedimiento estándar escrito. Podemos distinguir entre trabajo estándar para un “valor objeto” que estamos procesando, como una factura, y trabajo estándar que debe avanzar con una mejor práctica que está escrita y todos la siguen, como un análisis. Sin embargo, en ambos casos, tenemos que aceptar y documentar el trabajo estándar como la “mejor manera” de realizar una tarea u operación .

Tengo 10 reglas para procesos Lean; la primera es: “Si un proceso no está documentado, no es un proceso. El resultado final será la mala calidad y el servicio al cliente, la variación y los altos costos”.

Tengo 10 reglas para procesos Lean; la primera es: “Si un proceso no está documentado, no es un proceso. El resultado final será la mala calidad y el servicio al cliente, la variación y los altos costos ”. Si su proceso no es estrictamente repetitivo, como el cierre de fin de mes, la producción de informes y el cobro de efectivo, aún debe planificarse. Crear un trabajo estándar es importante porque una vez que hemos documentado el proceso establecido, podemos mejorarlo.

A su punto, se ha citado a Masaaki Imai diciendo: “Es imposible mejorar cualquier proceso hasta que esté estandarizado. Si el proceso está cambiando de aquí para allá, entonces cualquier mejora será solo una variación más que se usa ocasionalmente y en su mayoría se ignora. Uno debe estandarizar y, por lo tanto, estabilizar el proceso, antes de que se pueda realizar una mejora continua”. ¿Puede darnos un ejemplo de las mejoras que ha realizado en la contabilidad, comenzando con el establecimiento de un trabajo estándar?

Un ejemplo es nuestra aplicación de trabajo estándar a Cuentas por pagar. Al estandarizar el trabajo, lo mejoramos de manera tan significativa que en lugar de necesitar tres personas para hacer el trabajo, solo necesitábamos una. Eso nos permitió redistribuir a las otras dos personas a otro trabajo prioritario.

Comenzamos implementando el trabajo estándar como base para la mejora, en este caso, acordando y documentando la mejor manera de pagar una factura y estableciendo los tiempos reales de ciclo y takt (tasa de demanda y tiempo de proceso estándar). ( Vea una hoja de combinación de trabajo estándar de muestra a continuación ). Eso permitió al equipo preguntarse qué se interponía en su camino para poder pagar las facturas de manera predecible en función de los tiempos de ciclo y takt. En otras palabras, comenzamos con “así es como debería suceder cuando no hay desviaciones”, pero como no siempre es así, preguntamos por qué.

Muchas de las causas estaban relacionadas con problemas de calidad y reelaboración. Entonces, trabajamos para pasar a la calidad desde la primera vez (un sistema libre de errores) abordando el Pareto de problemas y defectos. El problema número uno era que faltaba la orden de compra (PO), por lo que el miembro del personal de AP tuvo que localizarla. Utilizamos un análisis de Pareto para determinar con qué funciones y proveedores estaba relacionada la mayoría de las OP faltantes. El análisis nos ayudó a centrarnos en la ingeniería, donde dos o tres proveedores estaban conectados con el 80 % de las compras sin órdenes de compra. El equipo implementó un proceso con una carga administrativa mínima para garantizar que cada compra tuviera una orden de compra.

 

Hoja de combinación de trabajo estándarHoja de combinación de trabajo estándar – Procesamiento de facturas (extraído de “Presentación de contabilidad ajustada – Estudio de caso de Jake Brake” por Mark DeLuzio; usado con permiso.

 

El punto es que sin documentar una mejor práctica y los tiempos de proceso y ciclo reales, no habríamos tenido la base que necesitábamos para identificar y analizar las desviaciones. Usted documenta la mejor manera de hacer el trabajo, que sabe que no podrá cumplir todo el tiempo, luego tiene las entradas que se pueden priorizar para hacer kaizen, usar PDCA y acercarse al ideal. Y debe observar al trabajador hacer el trabajo, cronometrarlo y comprender la tasa de demanda del trabajo. Este enfoque se puede aplicar a cualquier proceso transaccional o repetible, ya sea el pago de facturas en la fabricación o la documentación de la cobertura de seguros en el cuidado de la salud.

¿Cómo ha ayudado a los equipos de contabilidad y finanzas a aceptar la importancia de la contabilidad ajustada, especialmente en el contexto de algunos de nuestros trabajos menos transaccionales y repetibles?

Una vez tuve una conversación con el líder de un fondo de cobertura, parte de la cual fue así:

“Si le diera el mismo conjunto de datos y circunstancias a 100 analistas, ¿producirían la misma recomendación de inversión?”

“No.”

“Entonces tienes variación en su proceso. ¿Qué proceso siguen?”

“Bueno, se basa en su experiencia e intuición”.

La gente piensa que renunciará a su creatividad… pero es todo lo contrario. Cuanto mayor sea el grado de estandarización, más flexible te vuelves, lo que abre la puerta a la creatividad.

Este tema del trabajo estándar que descuenta o socava el valor de la experiencia y la intuición en el trabajo del conocimiento surge con frecuencia. El trabajo analítico que hacemos en finanzas y contabilidad se basa en nuestro conocimiento y experiencia, y la creatividad también entra como argumento. La gente piensa que renunciará a su creatividad, perderá su flexibilidad en la aplicación de su conocimiento y experiencia, pero es todo lo contrario. Cuanto mayor sea el grado de estandarización, más flexible te vuelves, lo que abre la puerta a la creatividad.

La razón de esto es que cuando elimina todas las variaciones innecesarias y todo el ruido que distrae en el proceso de trabajo, aumenta la calidad de la salida. Con un enfoque estándar de mejores prácticas para el análisis, puede observar las decisiones que no dieron como resultado el resultado esperado y analizar los elementos comunes que se incluyeron o excluyeron del análisis. Es posible que descubra que hay elementos comunes que siempre deben tenerse en cuenta. Luego, puede verificar y ajustar el proceso porque tiene un marco estándar de mejores prácticas que hace el mejor uso del conocimiento y la experiencia del equipo. (Nota al margen de Mike: he trabajado con dos equipos, uno de auditoría fiscal y el otro de FP&A, y llegaron a la misma conclusión sobre el valor del trabajo estándar para el análisis).

En resumen, cualquier persona en los negocios puede aplicar el trabajo estándar al trabajo de conocimiento, ya sea un trabajo transaccional o analítico en contabilidad y finanzas, o investigación y desarrollo, etc. Al principio, la gente puede pensar que está desafiando su capacidad individual. Es importante ayudarlos a comprender que, en cambio, se trata de crear el espacio para que su capacidad y creatividad realmente florezcan.

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