Pon a prueba tu pensamiento PDCA leyendo tu A3 al revés

¿Alguna vez escuchaste la pregunta, “Necesitas hacer un A3 en eso”? (Recuerde, el A3 es un tamaño de papel de 11 x 17 que sigue el pensamiento Planificar-Hacer-Verificar-Acción – PDCA por sus siglas en inglés). O peor aún, “¿Tienes que completar un A3?”

Como he dicho antes, debemos tener cuidado con la forma en que hablamos del A3; queremos centrarnos en el proceso de pensamiento A3, no solo en el A3 como herramienta. Hay diferentes formas de practicar el PDCA, pero yo uso el proceso PDCA específico de la metodología de 8 pasos de Toyota.

¿Le gustaría echar un vistazo al siguiente nivel de pensamiento? Esta es una forma de asegurarse de que su pensamiento A3 sea correcto porque lo que se desea evitar es acelerarse en buscar soluciones. Se llama “Lectura al revés”. Pude experimentar esta valiosa lección / proceso de primera mano de mis entrenadores durante mi tiempo en Toyota. Es como un entrenador incorporado en sí mismo. Si veía a otros acelerar el proceso de resolución de problemas, simplemente les pediría que leyeran su A3 al revés, sabiendo que hay puntos de control dentro del A3 que los llamarían (o mejor dicho, sus pensamientos). El proceso PDCA dentro del A3 “sabe” cuándo se rompe la lógica entre los pasos. Solo necesita estar dispuesto a estar atento y sintonizado a la frecuencia correcta para escucharlo.

Tradicionalmente, leemos la “historia de PDCA” de izquierda a derecha. (Como gerente, usted utiliza el proceso A3 para involucrar a las personas en el diálogo en el gemba). Para el creador / propietario de A3, el lado izquierdo consta de:

• Cómo enmarca el problema, creando una brecha mensurable (aclarando la situación del problema)
• El desglose del problema
• Seleccionar un problema priorizado
• Encontrar el punto de aparición del problema
• Un examen de por qué ocurrió el problema.

El lado derecho de un A3 consta de:

• Desarrollar contramedidas
• Identificar contramedidas y llevarlas a cabo
• Seguimiento / verificación de procesos y resultados
• Cómo estandariza y comparte las mejores prácticas, a veces nuevas mejores prácticas (yokoten)

Es natural que la mayoría de las personas (especialmente los occidentales) lean de izquierda a derecha. Esto cuenta una historia lógica. Siempre me animaron a hacer que mi A3 sea apto para la calle; uno desea crear un A3 que todos entiendan, incluso si no saben nada sobre el proceso en cuestión. Leerlo al revés ayuda a los líderes a saber cuándo sus propietarios de A3 han utilizado un buen proceso de pensamiento. ¿Cómo sabe un líder que el propietario del A3, por ejemplo, no tuvo suerte y eligió la contramedida correcta (también conocido como el método de lanzar un dardo)? ¿Cómo sabe un líder que lee un A3, o el propietario de un A3, la diferencia entre hechos y opiniones? Este mecanismo de verificación de lectura en reversa no es 100% a prueba de golpes (poke-yoke), pero le pide al propietario del A3 que considere profundamente y responda preguntas sobre la lógica de su pensamiento.

Para leer un A3 al revés, comience con el lado derecho del A3 y retroceda haciendo las siguientes preguntas, todas las cuales deberían vincularse con el propósito del A3 y la brecha que el propietario del A3 está tratando de cerrar:

• ¿El estándar o procedimiento recién redactado cumple con las expectativas del cliente (interno / externo)?
• ¿Se estandarizó el nuevo proceso basándose en el seguimiento del proceso después de la implementación de la contramedida?
• ¿Se probaron las contramedidas (mediante el seguimiento) para abordar la (s) causa (s) raíz del problema?
• ¿La (s) causa (s) raíz que se está abordando se ocuparon del punto de ocurrencia en el proceso?
• ¿Se cumplió el objetivo que se estableció al abordar el punto de ocurrencia (cuánto y para cuándo)?
• Al alcanzar el objetivo, ¿se abordó el problema priorizado (una brecha más pequeña)?
• Al abordar el problema priorizado, ¿se redujo algún porcentaje de la brecha más grande?
• ¿Reducir la brecha en algún porcentaje lo ayudó a mejorar un indicador clave de desempeño?
• ¿Mejorar un indicador clave de desempeño en algún porcentaje lo ayudó a alcanzar su objetivo final (propósito para la resolución de problemas)?

Si descubre que puede leer el A3 de izquierda a derecha y luego de derecha a izquierda Y responder todas las preguntas anteriores, entonces pasó la prueba lógica de causa y efecto entre los pasos del PDCA en ambas direcciones, de ida y vuelta.

Si no puede mantener la lógica, podría significar algunas cosas:

• Saltó a una solución demasiado rápido, solo resolvió un síntoma
• Basaste tu A3 principalmente en suposiciones y opiniones
• No “fue y vio” el proceso en persona, en el gemba
• No entabló un diálogo real con las personas que realmente hacen el trabajo

Estos son solo algunos de los factores que influyen en la resolución ineficaz de problemas. Si está “haciendo” o “llenando” un A3 detrás de su escritorio, puedo decir que la mayoría de las veces no podrá responder las preguntas anteriores.

Recuerdo que mis entrenadores japoneses a veces me decían: “Tuviste suerte … ¡La suerte no es sostenible!” Esto es representativo del pensamiento detrás de las infames marcas de “bolígrafo rojo” que algunos de nosotros hemos obtenido en nuestros A3 de nuestro sensei a lo largo de los años. Ahora que conoce el secreto, depende de usted comprender, practicar y desarrollar a los demás en este proceso de pensamiento A3. Si está dispuesto a invertir tiempo, lo que obtendrá es una metodología probada con resultados repetibles y sostenibles. Utilizar el pensamiento A3 con los miembros de su equipo es una forma de liderar y aprender simultáneamente. Está bien no tener todas las respuestas y, en cambio, aprender juntos, fomentando la confianza y el respeto mutuos. Pruébelo, ponga a prueba a los miembros de su equipo. Te prometo que te hará pensar de manera diferente sobre PDCA y el A3.

Fuente: LEAN POST