A pesar de años de trabajo con A3, muchas personas todavía se acercan al A3 como una serie de casillas o cuadros para llenar. Siempre que me encuentro con esto, trato de ayudar a las personas a ver cómo esta poderosa herramienta es, de hecho, mucho más que una herramienta: es una forma de pensar con beneficios más profundos, un proceso basado en el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Ajustar) diseñado para "compartir sabiduría" con el resto de la organización, como me enseñaron mis instructores japoneses.
Texto: Tracey Richardson, Copropietario Teaching Lean Incorporated
Primero, piense en el propósito. Su propósito es por qué está resolviendo este problema. Para profundizar un paso más, identifique qué indicadores clave de rendimiento (KPI) aborda su solución de problemas. Ya sea que se trate de calidad, seguridad, productividad, costos o recursos humanos, tener claridad a propósito asegurará que esté haciendo un trabajo de valor agregado. También le dará a usted y a los demás una visión individual de los objetivos de la empresa.
Una vez que comprenda su propósito, aclare el problema preguntando: ¿Qué problema estoy tratando de resolver? Puede pensar que lo sabe, pero si lo considera más detenidamente, descubrirá que en realidad es otra cosa. El problema que desea abordar es la brecha entre el estado actual y su estado ideal. Me hago dos preguntas para entender esta brecha:
1. ¿Cuál es la situación actual? (hágalo medible por $, %, #)
2. ¿Cuál es la situación ideal o el estándar? (hágalo medible por $, %, #)
Esto debería, por defecto, darle la brecha o el problema cuantificable. Esto se considera un problema de “brecha causada”, lo que significa que ve una diferencia medible entre la situación actual y la situación estándar ideal o nueva. (Una brecha creada sería de naturaleza más estratégica. Por ejemplo: para crear una cultura Lean en todas las áreas funcionales de mi organización).
A menudo veo que las personas descuidan la mensurabilidad por completo en este paso, en lugar de expresar solo una opinión o suposición que tienen sobre su estado actual: “Este es el problema y sucede por razones X, Y y Z”. Puede que así sea como entiendes tu estado actual, pero si no te concentras en algo que puedas medir, solo cubrirás los síntomas y colocarás parches curitas en los problemas.
Una vez que se aclare su problema, divídalo en partes manejables. Mucha gente intenta abordar un gran problema en un solo A3, pero para eso no es el pensamiento A3. Intentar abordar un problema demasiado complejo o demasiados problemas a la vez, con demasiadas causas fundamentales, solo provocará frustración. (Para esos problemas realmente grandes que enfrenta su organización, no querrá usar un A3 para eso, querrá usar Hoshin Kanri). Entonces, desde el principio, debe hacerse las 4 preguntas W: qué, quién, cuándo y dónde. Esto lo ayudará a reducir el alcance de su problema y a asegurarse de que solo está tratando de resolver uno.
Me gusta usar la analogía de un pastel o una pizza. Si trato de comerme todo a la vez, no podré ni me sentiré bien. ¡Lo mismo ocurre con el pensamiento A3! Si trato de resolver un gran problema de una sola vez, no va a terminar bien. Tener claro las 4 preguntas W es similar a usar un gráfico de Pareto para darnos el elemento de enfoque primero. Normalmente llamamos a esto el “problema prioritario”. ¡Nadie está diciendo que los otros pedazos de la pizza (problemas) no son importantes! Solo necesitamos comer una rebanada a la vez. Piénselo de esta manera: no puede mapear un proceso, encontrar el punto de ocurrencia de un error o identificar dónde está una discrepancia si está tratando de hacer demasiadas cosas a la vez.
Una vez que identifique el punto de incidencia en el proceso, haga un análisis de la causa raíz (preguntando por qué), hasta que reduzca su problema a 2-3 posibles causas raíz. Recuerde: no está tratando de resolver el hambre en el mundo. Identifique un conjunto manejable de posibles contramedidas. Asegúrese de que sean medibles. Si, por ejemplo, mi estado ideal para procesar reclamaciones de seguros es de 10 días, y mis reclamaciones se están procesando actualmente en 20, tengo una brecha claramente definida: 10 días. Con cada cambio en el proceso, puedo rastrear cuánto de la brecha de 10 días se ha eliminado. Nuevamente, use medidas muy específicas para rastrear la efectividad.
Seleccionar la contramedida adecuada es un paso difícil y crucial. Muchas organizaciones, incluida Toyota, utilizan un criterio o una matriz de evaluación para seleccionar la contramedida más eficaz. Puede considerar criterios tales como efectividad, viabilidad, costo, impacto y riesgo.
Una vez que seleccione su contramedida, involucre a todas las partes interesadas en la implementación de la contramedida y realice un seguimiento de su efectividad. Pregunte a estos propietarios de procesos primarios “por qué” están sucediendo cosas en el Gemba. Si surgen problemas, resuélvalos haciéndose preguntas a usted mismo y a los miembros de su equipo para desarrollar las capacidades de resolución de problemas de todos. Si su contramedida soluciona el problema, sigue siendo importante realizar un seguimiento de su eficacia durante un período de tiempo para garantizar la sostenibilidad. Una vez que tenga esto, puede considerar esta contramedida como parte del proceso de trabajo y crear un nuevo estándar para el proceso.
Entonces, ¿qué? ¡Tu problema está resuelto y tienes un nuevo estándar! Bueno, sí y no … Una vez que haya implementado con éxito una contramedida a un problema, es hora de pasar al siguiente. Regrese al paso de análisis y seleccione el siguiente problema priorizado en la lista. Si quiere seguir cerrando la brecha, hágalo un problema medido a la vez.
Si utiliza este tipo de pensamiento disciplinado al crear su A3, verá rápidamente que es mucho más que una herramienta. Solo un buen proceso de pensamiento (respaldado por la práctica) le dará un buen A3, un trozo de papel que realmente le dice algo y ayuda a mejorar el trabajo del negocio. Muy pronto, olvidará que alguna vez se sintió ansioso por “llenar casillas”. Se tomará su tiempo, asegurándose de que el lado izquierdo de su A3 sea lo más preciso posible, de hecho, cada paso sea lo más preciso posible, antes de continuar.
Como solían recordarme mis entrenadores, un buen proceso te dará los resultados que deseas, y no al revés. No es fácil de hacer, ¡pero debes anteponer el proceso a los resultados!
