A medida que las empresas se recuperan lentamente de la pandemia de Covid-19, las mismas se encuentran adaptando herramientas tradicionales de gestión Lean, tal como el mapeo de procesos, a la nueva normalidad de los miembros del equipo que trabajen desde casa.
Texto: John Drogosz; Consultor Senior Lean en Optiprise y Chet Marchwinski; Director de comunicaciones en Lean Enterprise Institute.

El desafío es “cómo podemos adaptar el proceso de mapeo a un entorno virtual sin dejar de ser fieles a un proceso muy sólido que sabemos que funciona muy bien para impulsar la colaboración en la mejora de los procesos”, de acuerdo con John Drogosz, entrenador de Lean Product and Process Develpment Group (LPPD). Los miembros del LPPD utilizan el mapeo de procesos en el desarrollo de productos.

Una adaptación sería tener un facilitador en un sitio físico con una cámara enfocada en la pared o pizarra que mostrará un mapa del proceso que se busca mejorar. Mediante una conexión por videollamada, los miembros del equipo comunican los pasos del proceso y otra información al facilitador, quien los coloca en el mapa mediante notas adhesivas. Obtener una visión panorámica, al igual que el enfoque de la cámara, son desafíos.

Basado en sus experiencias, Drogosz ofreció recomendaciones del mundo real sobre cómo ejecutar un taller de mapeo de procesos virtual que cubría tres fases:

• Preparación
• Discusión de grupo
• Implementación

Preparación: Sea minimalista

“Hay muchos íconos de mapeo que podrías usar, pero te sugiero que seas minimalista y te ciñas a algunos de los íconos más básicos”, dijo Drogosz. “Manténgalo a no más de cinco. Queremos que los participantes piensen y comuniquen el trabajo que realizan, sin preocuparse por los iconos. Generalmente, los íconos cuadrados denotan actividades, los triángulos equivalen a retrasos y los diamantes significan revisiones o decisiones.”
Aquí hay algunas otras sugerencias:

• Configure una pizarra virtual utilizando el software que esté disponible en su empresa.

• Si está mapeando un proceso de desarrollo de productos, marque una línea de tiempo en la parte superior en semanas o días. Marque hitos o actividades principales en la línea de tiempo con gráficos de notas adhesivas en forma de diamante (Esto no es necesario para mapear algunos procesos transaccionales).

• Establezca el alcance y los objetivos del proyecto con el patrocinador o el líder del equipo. Cubre los puntos de inicio y finalización del proyecto y asegúrate de que todos comprendan qué es un mapa de flujo de valor y cómo usar el software (1 hora).

• Invite a las personas adecuadas según el alcance. Las personas que hacen el trabajo real en el proceso deben ser parte del ejercicio de mapeo. No olvide invitar a proveedores y clientes.

• Que cada participante escriba notas adhesivas virtuales para agregarlas al mapa. Las notas indican actividades, hitos, cargas de trabajo, revisiones y aprobaciones, y retrasos o cuellos de botella (de 1 a 2 horas por persona). “De esta manera, los miembros del equipo recuerdan todo lo que pueden sobre cómo funciona el proceso”, menciona Drogosz.

Discusión de grupo: Preste atención al impulso

“La discusión de grupo se trata de un proceso de dos días, pero no lo repartiría entre más de una semana y quizás 10 días”, aconsejó Drogosz. Una sesión de mapeo virtual por día o una sesión por la mañana y otra por la tarde durante dos o tres días, funciona mejor “porque la información y las conversaciones estarán en la cabeza de las personas y puedes mantener ese impulso”.

Realice una “caminata” del estado actual (1,5 horas x 2 sesiones). Reúna a todo el equipo en línea para comprender el flujo del proceso organizando los pasos del proceso en el mapa. Cada miembro del equipo “recorre” el proceso añadiendo sus notas adhesivas virtuales, mostrando pasos, actividades, retrasos, etc., en el carril horizontal de su función.

Ahora que los miembros han recorrido el flujo del proceso juntos como equipo, pídales que revisen el mapa individualmente antes de la próxima sesión en línea. Su tarea es identificar y registrar en notas adhesivas virtuales todos los desperdicios, oportunidades de mejora y mejores prácticas para la estandarización. (1 hora).

“En su próxima sesión, pida a cada persona que lea sus notas adhesivas”, comenta Drogosz. Si es posible, que el equipo pueda priorizar los problemas ahora o volver en una sesión posterior.

Implementación: tienen el ritmo

“Tienes gente en el ritmo para hacer las reuniones”, dice Drogosz. “Mantenga ese pulso” para desarrollar rápidamente un mapa del estado futuro de un proceso mejorado y un plan para implementarlo.

• Cree un mapa de estado futuro (1,5 horas x 2 sesiones) y su plan de implementación con un A3 de resolución de problemas (1,5 horas x 2 sesiones). Espere que los miembros del equipo necesiten una implementación de seguimiento y sesiones de entrenamiento para la resolución de problemas (1 hora – semanalmente, 4 – 8 ciclos).

• A medida que se acerque a los objetivos que estableció para usted y su alcance, realice un evento de reflexión con el equipo para revisar los resultados y el proceso de mapeo (1 hora). Drogosz aconseja que pregunte “¿cómo funcionó el proceso para nosotros? ¿Logramos lo que pensábamos que íbamos a lograr y qué podemos mejorar?

Y tenga en cuenta que…

• Varias sesiones cortas funcionan mejor que una larga. “Francamente, dos horas o menos es lo máximo que las personas pueden permanecer en línea y participar”, menciona Drogosz.

• Si el software de la pizarra es nuevo para algunos miembros del equipo, ejecute un tutorial durante la fase de preparación para mostrarles cómo funciona y qué se espera que ellos hagan.

• No abra las sesiones a los espectadores simplemente porque es fácil de hacer de forma virtual. “Los miembros del equipo que hacen el mapeo pueden sentirse como si estuvieran en una pecera y no hacer que los desechos burbujeen tanto como lo harían en un ambiente más cerrado. Asegúrate de que la persona a la que invites tenga algo que aportar.”

• Mantenga la participación alta haciendo una pausa después de una fase de mapeo. “Haga que todos enciendan la cámara y discutan lo que aprendieron. Eso pone en marcha el diálogo y crea un entorno de mesa redonda.”

• Cuando la gente no esté hablando, pídales que apaguen sus cámaras y micrófonos. “Si hay demasiadas personas con la cara puesta al mismo tiempo, comienza a verse como un show de TV en la pantalla y la gente se distrae un poco”.

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